Zásady ochrany osobných údajov

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

I. Prevádzkovateľ

1.1. Prevádzkovateľom osobných údajov je:

Obchodné meno: THEMIS 4 YOU s. r. o.
Sídlo: Helsinská 2635/10, 040 13 Košice-Sídlisko Ťahanovce, Slovenská republika
IČO: 54 147 069
DIČ: 2121574422
IČ DPH: SK2121574422
E-mail: themis@themis4you.sk
Telefón: +421 949 607 450

(ďalej len „Prevádzkovateľ“).

1.2. Tieto zásady vysvetľujú, akým spôsobom Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje návštevníkov webového sídla, záujemcov o cenovú ponuku, zákazníkov, kontaktných osôb zákazníkov a ďalších osôb, ktorých osobné údaje spracúva v súvislosti so svojou činnosťou.

1.3. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje najmä v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalšími príslušnými právnymi predpismi.

1.4. Prevádzkovateľ nemá ustanovenú zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov. Vo všetkých otázkach týkajúcich sa ochrany osobných údajov je možné Prevádzkovateľa kontaktovať prostredníctvom kontaktných údajov uvedených vyššie.

II. Aké osobné údaje spracúvame

2.1. Prevádzkovateľ môže v závislosti od konkrétneho účelu spracúvať najmä:

meno a priezvisko,
obchodné meno alebo názov organizácie,
pracovné zaradenie alebo funkciu kontaktnej osoby, ak je uvedená,
IČO, DIČ a IČ DPH,
fakturačnú a dodaciu adresu,
e-mailovú adresu,
telefónne číslo,
údaje uvedené v žiadosti o cenovú ponuku,
údaje týkajúce sa objednávky a zmluvného vzťahu,
informácie o požadovaných produktoch, množstve, potlači a ďalších parametroch zákazky,
grafické podklady a údaje, ktoré môžu byť ich súčasťou,
údaje potrebné na fakturáciu, platbu a účtovníctvo,
údaje potrebné na doručenie objednávky,
obsah komunikácie s Prevádzkovateľom,
údaje poskytnuté prostredníctvom online chatu,
IP adresu a technické údaje o zariadení a prehliadači,
údaje o používaní Webového sídla,
údaje získané prostredníctvom cookies a obdobných technológií, ak sú splnené podmienky na ich použitie.

2.2. Prevádzkovateľ spracúva iba osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a potrebné vzhľadom na konkrétny účel ich spracúvania.

III. Cenové ponuky, grafické náhľady a predzmluvná komunikácia

3.1. Ak osoba požiada o cenovú ponuku, grafický náhľad, informácie o produktoch alebo iným spôsobom prejaví záujem o uzatvorenie zmluvy, Prevádzkovateľ spracúva údaje potrebné na vybavenie tejto požiadavky.

3.2. Účelom spracúvania je najmä:

identifikácia záujemcu,
komunikácia so záujemcom,
vypracovanie a zaslanie cenovej ponuky,
úprava cenovej ponuky podľa požiadaviek záujemcu,
vypracovanie grafického náhľadu,
posúdenie technickej realizovateľnosti zákazky,
vykonanie ďalších opatrení smerujúcich k prípadnému uzatvoreniu zmluvy.

3.3. Právnym základom spracúvania je najmä čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – vykonanie opatrení na žiadosť dotknutej osoby pred uzatvorením zmluvy, ak je dotknutá osoba zmluvnou stranou.

3.4. Ak osoba potrebné údaje neposkytne, Prevádzkovateľ nemusí byť schopný vypracovať cenovú ponuku, grafický náhľad alebo vybaviť príslušnú požiadavku.

IV. Objednávky a plnenie zmluvy

4.1. Ak dôjde k objednávke a uzatvoreniu zmluvy, Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje potrebné na jej uzatvorenie a plnenie.

4.2. Účelom spracúvania je najmä:

evidencia a spracovanie objednávky,
komunikácia so zákazníkom,
zabezpečenie výroby a potlače,
evidencia schválených grafických podkladov,
zabezpečenie dodania,
riešenie zmien objednávky,
vybavenie reklamácií a ďalších požiadaviek súvisiacich so zmluvným vzťahom.

4.3. Právnym základom je najmä čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy, ak je dotknutá osoba jej zmluvnou stranou.

4.4. Ak zákazníkom je právnická osoba alebo iný subjekt a Prevádzkovateľ spracúva údaje jeho zamestnanca, štatutára alebo inej kontaktnej osoby, spracúvanie môže byť založené na oprávnenom záujme Prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR spočívajúcom v zabezpečení obchodnej komunikácie a riadnom plnení zmluvného vzťahu so zákazníkom.

V. Fakturácia, účtovníctvo a plnenie zákonných povinností

5.1. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje obsiahnuté v objednávkach, faktúrach, účtovných dokladoch a ďalšej dokumentácii, ktorú je povinný viesť alebo uchovávať podľa platných právnych predpisov.

5.2. Účelom spracúvania je najmä:

vystavovanie a evidencia faktúr,
vedenie účtovníctva,
evidencia platieb,
plnenie daňových povinností,
archivácia účtovných a daňových dokladov,
plnenie ďalších zákonných povinností Prevádzkovateľa.

5.3. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa.

5.4. Pri spracovaní účtovných a fakturačných údajov môžu byť údaje spracúvané prostredníctvom účtovných a ekonomických systémov Prevádzkovateľa a jeho poskytovateľov služieb, vrátane systému KROS.

VI. Doručenie objednávok

6.1. Ak je potrebné objednávku doručiť prostredníctvom prepravnej spoločnosti, Prevádzkovateľ poskytne dopravcovi údaje potrebné na zabezpečenie prepravy a doručenia.

6.2. Ide najmä o:

meno a priezvisko kontaktnej osoby,
obchodné meno alebo názov príjemcu,
dodaciu adresu,
telefónne číslo,
e-mailovú adresu,
ďalšie údaje nevyhnutné na doručenie zásielky.

6.3. Prevádzkovateľ využíva podľa konkrétnej zásielky najmä služby spoločností DPD, TNT a FedEx.

6.4. Právnym základom spracúvania je podľa okolností najmä plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR pri kontaktných osobách zákazníkov.

VII. Komunikácia a zákaznícka podpora

7.1. Ak dotknutá osoba kontaktuje Prevádzkovateľa prostredníctvom e-mailu, telefónu, kontaktného formulára, online chatu alebo iným spôsobom, Prevádzkovateľ môže spracúvať údaje uvedené v tejto komunikácii.

7.2. Účelom je vybavenie požiadavky dotknutej osoby, vedenie súvisiacej komunikácie a podľa okolností evidencia komunikácie potrebnej na preukázanie obsahu obchodného alebo zmluvného vzťahu.

7.3. Právnym základom môže byť podľa povahy komunikácie najmä vykonanie predzmluvných opatrení, plnenie zmluvy alebo oprávnený záujem Prevádzkovateľa na vybavovaní komunikácie, ochrane svojich práv a evidencii obchodnej komunikácie.

7.4. Prevádzkovateľ využíva na elektronickú komunikáciu najmä služby Gmail/Google a Websupport.

VIII. Online chat – Smartsupp

8.1. Na Webovom sídle môže byť dostupná služba online chatu Smartsupp.

8.2. Prostredníctvom online chatu môžu byť spracúvané najmä údaje, ktoré návštevník sám uvedie v komunikácii, kontaktné údaje, obsah komunikácie a technické údaje súvisiace s používaním služby.

8.3. Účelom spracúvania je umožnenie komunikácie s návštevníkmi Webového sídla, poskytovanie zákazníckej podpory a vybavovanie otázok a požiadaviek.

8.4. Právnym základom môže byť podľa obsahu komunikácie vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy, plnenie zmluvy alebo oprávnený záujem Prevádzkovateľa na zabezpečení komunikácie so zákazníkmi a návštevníkmi Webového sídla.

IX. Bezpečnosť Webového sídla a reCAPTCHA

9.1. Prevádzkovateľ môže využívať službu Google reCAPTCHA alebo obdobné bezpečnostné technológie na ochranu Webového sídla a jeho formulárov pred spamom, automatizovanými útokmi, zneužitím a inou nežiaducou činnosťou.

9.2. Pri používaní tejto služby môžu byť spracúvané technické údaje, najmä IP adresa, informácie o zariadení a prehliadači a údaje potrebné na posúdenie, či príslušnú činnosť vykonáva človek alebo automatizovaný systém.

9.3. Právny základ konkrétneho spracúvania sa posudzuje podľa spôsobu implementácie príslušnej technológie a požiadaviek platných právnych predpisov.

X. Analytika a meranie návštevnosti

10.1. Prevádzkovateľ môže na Webovom sídle používať službu Google Analytics na získavanie štatistických informácií o návštevnosti a používaní Webového sídla.

10.2. Prostredníctvom analytických technológií môžu byť spracúvané najmä:

údaje o navštívených stránkach,
čas a spôsob používania Webového sídla,
približné údaje o lokalite odvodené z technických údajov,
údaje o zariadení a prehliadači,
IP adresa alebo údaje od nej odvodené,
identifikátory cookies a obdobných technológií.

10.3. Analytické cookies a obdobné technológie, ktoré podľa platných právnych predpisov vyžadujú súhlas používateľa, sa používajú až po udelení príslušného súhlasu.

10.4. Udelený súhlas možno odvolať prostredníctvom nastavení cookies dostupných na Webovom sídle.

XI. Reklamné a meracie technológie

11.1. Prevádzkovateľ používa služby Google Ads a Meta Pixel na meranie výsledkov reklamných kampaní, vyhodnocovanie návštevnosti pochádzajúcej z reklamy a ďalšie reklamné a meracie účely podľa nastavenia týchto služieb.

11.2. Prostredníctvom týchto technológií môžu byť spracúvané najmä technické údaje o zariadení, údaje o návšteve Webového sídla, interakciách s Webovým sídlom a reklamou, IP adresa a online identifikátory.

11.3. Reklamné a marketingové cookies alebo obdobné technológie, pri ktorých právne predpisy vyžadujú súhlas používateľa, Prevádzkovateľ používa až po udelení súhlasu.

11.4. Používateľ môže svoj súhlas kedykoľvek odvolať prostredníctvom nastavení cookies.

XII. Cookies

12.1. Webové sídlo používa cookies a obdobné technológie.

12.2. Nevyhnutné cookies môžu byť používané bez súhlasu používateľa, ak sú nevyhnutné na fungovanie Webového sídla alebo poskytnutie služby výslovne požadovanej používateľom.

12.3. Analytické, reklamné a ďalšie cookies, pri ktorých platné právne predpisy vyžadujú súhlas, sa používajú až po jeho udelení.

12.4. Používateľ má možnosť príslušné kategórie cookies prijať alebo odmietnuť a svoj súhlas následne zmeniť alebo odvolať prostredníctvom nastavení cookies.

12.5. Podrobné a aktuálne informácie o jednotlivých cookies, ich poskytovateľoch, účeloch a dobách používania sú uvedené v nastavení cookies alebo samostatnom dokumente o používaní cookies dostupnom na Webovom sídle.

XIII. Príjemcovia osobných údajov

13.1. Prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje iba v nevyhnutnom rozsahu a iba osobám, ktoré ich potrebujú na zabezpečenie príslušnej služby alebo splnenie zákonnej povinnosti.

13.2. Medzi príjemcov alebo kategórie príjemcov môžu podľa konkrétneho prípadu patriť najmä:

poskytovatelia webhostingu a IT služieb, najmä Websupport,
poskytovatelia e-mailových a cloudových služieb, najmä Google,
poskytovateľ účtovných služieb PROFINTAX,
poskytovateľ ekonomického a účtovného softvéru KROS,
prepravné spoločnosti, najmä DPD, TNT a FedEx,
poskytovateľ online chatu Smartsupp,
poskytovatelia analytických a reklamných služieb, najmä Google a Meta,
poskytovatelia technických a bezpečnostných služieb,
právni, účtovní a ďalší odborní poradcovia,
orgány verejnej moci, súdy, daňové orgány a ďalšie subjekty, ak poskytnutie údajov vyžaduje zákon alebo je potrebné na ochranu práv Prevádzkovateľa.

13.3. Nie každý z uvedených príjemcov získava všetky osobné údaje. Údaje sa poskytujú podľa konkrétnej služby a iba v rozsahu potrebnom na daný účel.

XIV. Prenosy osobných údajov do tretích krajín

14.1. Vzhľadom na používanie služieb globálnych poskytovateľov, najmä služieb spoločností skupiny Google a Meta a prípadne ich subdodávateľov, môže pri niektorých spracovateľských operáciách dochádzať k spracúvaniu alebo prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

14.2. Ak dochádza k takémuto prenosu, uskutočňuje sa v súlade s podmienkami GDPR, najmä na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti, príslušného rámca pre prenos údajov alebo primeraných záruk, napríklad štandardných zmluvných doložiek, ak sú pre daný prenos potrebné.

14.3. Bližšie informácie o spôsoboch medzinárodných prenosov údajov jednotlivých poskytovateľov sú dostupné v ich podmienkach a zásadách ochrany osobných údajov.

XV. Doba uchovávania osobných údajov

15.1. Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje iba počas doby potrebnej na účel, na ktorý boli získané, prípadne počas doby vyžadovanej príslušnými právnymi predpismi.

15.2. Údaje týkajúce sa objednávok a zmluvných vzťahov môžu byť uchovávané počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas doby potrebnej na ochranu a uplatňovanie právnych nárokov Prevádzkovateľa alebo zákazníka.

15.3. Účtovné a daňové doklady sa uchovávajú počas lehôt stanovených príslušnými právnymi predpismi.

15.4. Údaje z komunikácie a dopytov sa uchovávajú počas doby potrebnej na vybavenie požiadavky a následne počas primeranej doby, ak je ich uchovanie potrebné na ochranu oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo preukázanie priebehu komunikácie.

15.5. Údaje spracúvané na základe súhlasu sa spracúvajú najdlhšie do odvolania súhlasu alebo do uplynutia doby určenej pre príslušný účel, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr, ak neexistuje iný právny základ na ich ďalšie spracúvanie.

15.6. Konkrétna doba používania jednotlivých cookies môže byť uvedená priamo v nastaveniach cookies.

XVI. Povinnosť poskytnúť osobné údaje

16.1. Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné, pokiaľ povinnosť ich poskytnutia nevyplýva zo zákona.

16.2. Niektoré osobné údaje sú však potrebné na vypracovanie cenovej ponuky, vybavenie objednávky, uzatvorenie a plnenie zmluvy, vystavenie účtovných dokladov alebo doručenie objednávky.

16.3. Bez poskytnutia takýchto údajov Prevádzkovateľ nemusí byť schopný príslušnú požiadavku alebo objednávku vybaviť.

XVII. Práva dotknutej osoby

17.1. Dotknutá osoba má za podmienok stanovených GDPR najmä právo:

požadovať prístup k svojim osobným údajom,
požadovať opravu nesprávnych alebo neúplných osobných údajov,
požadovať vymazanie osobných údajov,
požadovať obmedzenie spracúvania,
namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
na prenosnosť osobných údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,
podať sťažnosť dozornému orgánu.

17.2. Právo na vymazanie nie je absolútne. Prevádzkovateľ nemusí osobné údaje vymazať, ak je ich ďalšie spracúvanie potrebné napríklad na splnenie zákonnej povinnosti alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

17.3. Ak je spracúvanie založené na súhlase, dotknutá osoba môže svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

17.4. Dotknutá osoba môže svoje práva uplatniť najmä prostredníctvom e-mailu themis@themis4you.sk alebo prostredníctvom ostatných kontaktných údajov Prevádzkovateľa.

XVIII. Právo podať sťažnosť

18.1. Ak sa dotknutá osoba domnieva, že jej osobné údaje sú spracúvané v rozpore s platnými právnymi predpismi, má právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu.

18.2. Dozorným orgánom v Slovenskej republike je:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
Slovenská republika

Aktuálne kontaktné údaje sú dostupné na webovom sídle Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

XIX. Automatizované individuálne rozhodovanie

19.1. Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania podľa čl. 22 GDPR, ktoré by malo voči dotknutej osobe právne účinky alebo ju obdobne významne ovplyvňovalo.

19.2. Používanie analytických alebo reklamných technológií samo osebe neznamená, že Prevádzkovateľ vykonáva automatizované individuálne rozhodovanie podľa čl. 22 GDPR.

XX. Bezpečnosť osobných údajov

20.1. Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom chrániť osobné údaje pred neoprávneným prístupom, stratou, zničením, zmenou, zverejnením alebo iným neoprávneným spracúvaním.

20.2. Prístup k osobným údajom majú iba osoby, ktoré ho potrebujú na plnenie svojich pracovných alebo zmluvných povinností, prípadne poskytovatelia služieb v rozsahu potrebnom na poskytovanie ich služieb.

XXI. Záverečné ustanovenia

21.1. Prevádzkovateľ môže tieto Zásady ochrany osobných údajov primerane meniť alebo aktualizovať, najmä v prípade zmeny používaných služieb, spôsobu spracúvania osobných údajov alebo právnych predpisov.

21.2. Aktuálne znenie Zásad ochrany osobných údajov je zverejnené na Webovom sídle Prevádzkovateľa.

21.3. Otázky týkajúce sa spracúvania osobných údajov môže dotknutá osoba adresovať na:

E-mail: themis@themis4you.sk
Telefón: +421 949 607 450

21.4. Tieto Zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňa 31.8.2026